Модулі GMS Office Tools

GMS Бізнес

Image

GMS Бізнес основна програма системи керування GMS Office Tools™, призначена для керування товарними запасами, цінами, замовленнями, продажами, виробничими процесами та ведення довідників системи.

Загальні відомості про систему

  • Кожен із облікових модулів пакета GMS Office Tools вирішує певне коло завдань з різних напрямів обліку. Усі вони використовують загальні показники, у розрізі яких ведеться облік:
  • Фірма - основна одиниця організаційної структури вашої організації, що є економічно та юридично самостійним суб'єктом господарювання. Облік може вестись у розрізі будь-якої кількості внутрішніх фірм.
  • Склад – місце зберігання. Система спроектована в такий спосіб, що немає прямої ієрархічної залежності між фірмами і складами. Інакше кажучи, товар може фізично розташовуватися одному складі, але належати двом різним фірмам. Облік може вестись у розрізі будь-якої кількості складів.
  • Ознаки - у поняттях GMS Office Tools характеристика документа, що є додатковим класифікатором (рівень аналітики), у розрізі якого проводиться подальший аналіз тієї чи іншої діяльності фірми. Слід зазначити, що використання ознак дозволяє отримувати звітність із високим ступенем деталізації. А відсутність ієрархічної залежності між ознаками дає можливість групувати зібрані навколо тієї чи іншої ознаки результати у різному порядку. Класифікація документів можлива щонайменше за п'ятьма ознаками. Як приклад використання ознак для класифікації документів можна навести таку схему:
Ознака 1 – статті доходів/витрат (класифікація операцій за видами доходів та за статтями витрат – оренда, податки, зв'язок тощо);
Ознака 2 - види доходів / витрат (деталізація бюджетних статей - оренда офісу, оренда складу, банківські послуги, комунальні послуги, податки на прибуток, податки на зарплату та ін.);
Ознака 3 – умови постачання (передплата, реалізація, консигнація);
Ознака 4 – форма оплати (готівка, безготівка);
Ознака 5 – структурні підрозділи, напрями діяльності усередині бізнесу.
Вказуючи значення ознак у різнотипних документах, ви об'єднуєте їх у групи за умовами постачання, за видом оплати тощо, що надалі дозволить отримати звіт з продажу, скажімо лише за безготівковим розрахунком або філією (або магазинами).
Оскільки ознаки є у всіх документах системи, довкола ознаки можна зібрати звіт про фінансові результати. Ви також можете простежити історію взаємовідносин із контрагентом, розділити заборгованість за умовами постачання та формами оплати тощо.
Залежно від виду бізнесу, цілей та завдань, які вирішує система, схема використання ознак може відрізнятися від наведеної вище.
  • Статуси – у поняттях GMS Office Tools – певний етап процесу оформлення документа. Суворий ланцюг статусів визначається відповідно до встановленої послідовності етапів проходження – документ не може перейти на наступний етап, не пройшовши попередні. При цьому можна визначити етап, починаючи з якого забороняються будь-які зміни в документі. Використання статусів дає змогу відстежити поточний стан документа, а також дозволяє убезпечити документ від несанкціонованої зміни.

Оперативний товарний облік

Товарний облік у модулі GMS Бізнес ведеться, крім перелічених вище, у розрізі наступних показників:
  • Секція – додатковий класифікатор місця для зберігання. Секції можна використовувати виділення відділів у магазинах прилавкової торгівлі, і навіть реалізації системи адресного зберігання товарів складі. У разі система доповнюється зонами, адресами, умовами зберігання тощо.
  • Партія – додатковий атрибут товару, що включає такі основні характеристики:
  1. Ціна приходу
  2. Собівартість
  3. Номер партії
  4. Дата партії (дата надходження товару на склад)
  5. Дата виробництва (дата виробництва тієї чи іншої партії товару)
  6. Постачальник
Також для партії передбачено набір додаткових кількісних та якісних показників (артикул, вага, опис, ціна продажу тощо).
 
Іншими словами, під партією товару слід розуміти однойменний товар, що надійшов одночасно за одним або декількома прибутковими документами за однією ціною приходу, собівартості або від одного постачальника.
 
Нова партія може створюватися кожного разу при черговому приході товару, незалежно від того, від якого постачальника та за якою ціною вона надійшла. Якщо не потрібно вести точний облік у розрізі нецінових характеристик партії (дата партії, постачальник, дата виробництва), то можна скоротити кількість партій, вибравши режим, при якому нова партія створюється тільки якщо в системі не зареєстровано партій з аналогічною ціною приходу. Передбачено десять методів списання, що враховують різні показники партії (дата приходу, номер партії, ціна приходу та ін.), що у зв'язку з режимом створення нової партії надає широкі можливості щодо вибору схеми ведення партійного обліку.
 
До переваг партійного обліку належать:
 
Коректне формування цін продажу виходячи з цін приходу чи собівартості;
Коректне формування повернень товарів постачальнику та від роздрібних покупців;
Прозорі взаєморозрахунки з постачальниками, коли товар береться на реалізацію чи комісію;
Коректна передача даних для бухгалтерського обліку;
Можливість отримання аналітичних звітів не тільки у розрізі кількісних показників, а й вартісних (собівартості, прибутку тощо.)
 
 
До основних господарських операцій, що описують рух товарів, можна віднести:
 
  • Надходження товару від постачальника;
  • Переміщення товару між складами чи секціями;
  • Реалізація товару покупцю;
  • Повернення товару від покупця;
  • Повернення товару постачальнику;
  • Оприбуткування надлишків товару після проведеної інвентаризації;
  • Списання нестач товару після проведеної інвентаризації;
  • Виробничі операції.
Кожна з цих операцій у модулі GMS Бізнес відповідає один або кілька електронних документів. Розглянемо докладніше деякі з них:
 
  • Прихід товару – визначає операцію приймання складу товару, отриманого від постачальника. У ході заповнення документа ви не тільки ставите на облік товарні залишки та формуєте свою заборгованість перед постачальником (кредиторську заборгованість), а й:
  • створюєте нову партію товару;
  • формуєте собівартість, яка у випадку може бути рівної ціні приходу, а враховувати різного роду витрати;
  • на підставі ціни приходу або собівартості формуєте ціну продажу, яку відразу можете внести в прайс-лист і/або в партію товару.
  • Прихід товару за ВМД – призначений до роботи з імпортним товаром. На відміну від звичайної прибуткової накладної враховуються всі особливості зовнішньоекономічної діяльності: інкотермс, мита, акцизні збори, особливості формування ПДВ.
  • Переміщення товару – призначений для внутрішнього переміщення товару з одного складу в інший у межах однієї фірми. Якщо фізичне переміщення товару між складами займає певний період часу, необхідний перевезення, то позначення факту знаходження товару у дорозі може бути оформлений документ Переміщення товару із залученням віртуального складу «Товар у дорозі». Також документом оформляється внутрішньоскладське переміщення з однієї секції на іншу (при використанні внутрішньоскладського адресного зберігання).
  • Видаткова накладна - використовується для оформлення операції відвантаження товару при оптовому продажу. У цьому збільшується заборгованість покупця перед фірмою (дебіторська заборгованість), і навіть зменшується обліковий залишок товару.
  • Повернення товару від одержувача - документом оформляється повернення від покупця при оптових продажах. Зменшується дебіторська заборгованість, збільшується обліковий залишок товару.
  • Повернення товару постачальнику – документ оформляється у разі потреби провести повне або часткове повернення раніше отриманого товару. Відповідно до призначення документа проводиться корекція кредиторської заборгованості та облікових залишків.
  1. Інвентаризація – один документ вирішує кілька завдань:
  2. Складається інвентаризаційний опис та виробляється зіставлення облікових залишків товару з фактичними.
  3. Після розрахунку інвентаризації виробляється вирівнювання облікових і фактичних залишків – недостачі списуються, надлишки опрубитковуються.
До особливої ​​категорії належать товарні документи Продаж товару оператором, Повернення товару за чеком, що застосовуються при роздрібних продажах та поверненнях. За своїм призначенням вони аналогічні документам Витратна накладна, Повернення товару від одержувача, але в них додатково передбачена можливість друку касового чека на фіскальному реєстраторі або на не фіскальному чековому принтері.
 
Кожен товарний документ впливає облікові залишки товару, збільшуючи чи зменшуючи їх, залежно від призначення. Вплив документа на взаєморозрахунки чи витрати регулюється як типом документа, і його ознаками.
 
Особливість роботи з документами полягає в тому, що після введення та збереження чергового рядка товарної частини система реєструє зміну товарних залишків та балансу за взаєморозрахунками з контрагентами. Надання документу певного статусу дозволяє розрізняти документи за рівнем їхньої готовності, виявляти серед них ті, які ще можна доопрацювати і ті, зміни в яких вже не допускаються. Також терміново в момент збереження проводяться перевірки відповідність даних документа певним критеріям. Наприклад, система контролює залишки товару, щоб уникнути продажу в «мінус», або не дозволяє зберегти документ, якщо перевищено максимальний кредит.
 
При заповненні документів зручно користуватися додатковими інструментами, що полегшують роботу:
 
  1. Пошук товару – для додавання товару до документа не обов'язково знати його код чи штрихкод. Можна додати товар до документа, вводячи початкові символи його найменування, або скористатися розширеним пошуком, який дозволяє знайти товар за будь-якою його характеристикою.
  2. Монітор товару – докладна інформація про товар відображається у додатковому вікні, яке завжди знаходиться в полі зору, та дані в ньому оновлюються під час переходу від одного товару до іншого документа. У Моніторі товару ви можете побачити оперативну інформацію про залишки товару та ціни, наявність резервів товару, історію його надходжень, наявність альтернативних товарів, можливі варіанти упаковки. Звідси можна підібрати потрібну партію для вставки в документ. Доступно також формування різноманітних звітів по товару.
  3. Майстер Копіювання – дозволяє легко та швидко створити один або кілька нових документів, скопіювавши в них дані з інших документів. Наприклад, на підставі Прибуткової накладної можна створити Рахунок на оплату, а потім на підставі Рахунку – Видаткову накладну. Стандартне постачання вже містить певний набір правил копіювання, але ви можете змінювати існуючі правила або створювати нові самостійно. Також Майстер Копіювання дозволяє створювати нові документи та в інших модулях пакета.
  4. Монітор повернення – залежно від цього, з якого документа викликаний Монітор, показує докладну історію взаємовідносин вашої фірми з постачальником чи покупцям у межах товарної позиції, дозволяє підібрати потрібну партію товару для підстановки у документ, відстежує залишок, доступний для повернення.

Формування собівартості

Віднесення різного роду витрат на собівартість товарів (формування собівартості) в модулі GMS Бізнес може здійснюватися безпосередньо при оприбуткуванні товару (у документі Прихід товару або Прихід товару за ВМД), якщо відомий склад та суми різного роду витрат, пов'язаних з однією конкретною поставкою товару.
 
Такий самий підхід можна застосувати на формування собівартості готової продукції, якщо розподіл додаткових нематеріальних витрат проводиться у разі нормам рівномірно, принаймні виробництва протягом звітного періоду.
 
У разі, якщо неможливо однозначно віднести певну суму витрат за позиції одного документа приходу, використовується документ Формування собівартості . Його застосовують для реалізації складніших схем розрахунку собівартості товарів:
 
  • Певну суму витрат необхідно віднести на собівартість товарів із різних поставок.
  • Розподіл додаткових виробничих нематеріальних витрат за собівартість продукції, виробленої протягом звітного періоду, провадиться після закінчення періоду.
 
При розрахунку собівартості використовуються такі методи визначення витрат:
 
  • Вказівка ​​статей та суми витрат у документі – найпростіший спосіб, у якому статті витрат та суми вказуються безпосередньо у документі, що формує собівартість.
  • Касовий метод – за допомогою спеціального інструменту Монітор документа створюється зв'язок між документом, що формує собівартість, та документами, що відображають рух грошей за тією чи іншою статтею витрат (по касі чи розрахунковому рахунку). Сума зв'язку цих документів розподіляється на собівартість товарних позицій.
  • Метод нарахування – аналогічно касовому методу здійснюється зв'язування документа, що формує собівартість, з документами, що відображають визнання витрат (наприклад, актом виконаних робіт). Якщо необхідно віднести на собівартість товарів чи продукції витрати, що виникли при списанні додаткових супутніх матеріалів або оснастки, то до пов'язаних додається документ, що відображає операцію списання (наприклад, Витратний документ у цінах приходу).
Використання останніх двох методів не призводить до порушення управлінського балансу та дозволяє отримувати більш детальну в розрізі ознак звітність.
 
Зазначимо, що у собівартість можна відносити як поточні витрати, і витрати майбутніх періодів.
 
Така сама методологія обліку витрат використовується під час аналізу рентабельності у документах відвантаження.

Взаємини з контрагентами

Як уже було зазначено, під час відображення у модулі GMS Бізнес господарських операцій, одночасно зі зміною товарних залишків проводиться також зміна стану взаєморозрахунків з підприємствами-контрагентами – формуються дебіторська та кредиторська заборгованості.
 
Повна фінансова складова взаєморозрахунків із контрагентами проводиться у модулях GMS Бухгалтерія, GMS Банк та GMS Фінанси. У модулі GMS Бізнес для простого обліку надходження платежів і, відповідно, зміни балансу взаєморозрахунків є документом Прийом готівки на склад.
 
Простий контроль взаєморозрахунків здійснюється за допомогою вбудованих звітів:
  • Баланс - Підприємство
  • Акт звірки взаємних розрахунків
Для більш глибокого аналізу взаєморозрахунків фірми з контрагентами використовується механізм зв'язків документів. Ви можете зв'язувати документи, що належать до різних модулів пакета. Наприклад, Видаткова накладна зв'язується з документом Розрахунковий рахунок: Прихід модуля GMS Бухгалтерія, при цьому вказується сума зв'язку, якою «закривається» господарська операція з відвантаження товару покупцю. Сума зв'язку не обов'язково збігається з сумами документів, що зв'язуються, різниця свідчить про наявність заборгованості або переплати. Надалі частина переплати, що утворилася, може бути віднесена в рахунок подальшого відвантаження, а поточна заборгованість покрита за рахунок наступної оплати. А додаткове зв'язування відвантажень і оплат з основними документами – договорами, замовленнями, рахунками – дозволить скласти повну картину взаємовідносин з тим чи іншим контрагентом.

Ціноутворення

Підсистема ціноутворення модуля GMS Бізнес передбачає:
  • Наявність довільної кількості прайс-листів, що дозволяють зберігати як різні ціни продажу однієї й тієї ж товару (для різних покупців, різних торгових точок), а й інші категорії цін (ціни закупівлі, рекомендовані постачальником ціни, ціни конкурентів тощо. );
  • Розрахунок ціни продажу безпосередньо при оприбуткуванні товарів виходячи з ціни приходу чи собівартості. Додаткові вбудовані механізми дозволяють підібрати оптимальний відсоток націнки, ґрунтуючись на заданих для товару категоріях націнки, та за необхідності внести нову ціну продажу в прайс-лист та/або партію;
  • Автоматичний підбір ціни продажу із потрібного прайс-листа для формування видаткових документів;
  • Інструменти пакетної зміни цін у прайс-листах: переоцінка, створення нових прайс-листів на основі існуючих із зазначенням коефіцієнта перерахунку та ін.
 
Деякі галузеві рішення пакету GMS Office Tools використовують специфікації постачальників для контролю рівня закупівельних цін.

Система замовлень

Одним із ключових етапів у роботі будь-якої організації, чи то торгове підприємство чи виробнича фірма, є своєчасне забезпечення матеріальними запасами (товарами, сировиною) у кількості, достатньому для безперервної діяльності, не допускаючи при цьому надлишку запасів на складах.
 
Реалізована в модулі GMS Бізнес система внутрішніх та зовнішніх замовлень дозволяє:
  • зафіксувати замовлення, що надійшли від покупців (документ Замовлення внутрішнього: Формування);
  • сформувати замовлення постачальнику (документ Замовлення зовнішній: Формування) для забезпечення власних потреб або задоволення замовлень від покупців. Зовнішнє замовлення може бути сформоване як вручну, так і автоматично. Розрахунок кількості замовлення може проводитись на підставі складних обробок статистики продажів, планів продажів, прогнозування та налаштовується індивідуально відповідно до методики, яка застосовується на фірмі;
  • після підготовки внутрішнього замовлення до відвантаження або отримання товару від постачальника за зовнішнім замовленням склад фіксує факт виконання замовлення (документи Замовлення зовнішній: Обробка, Замовлення внутрішній: Обробка).
Внутрішні та зовнішні замовлення містять додаткову інформацію щодо дат очікуваного постачання/відвантаження та підтримує механізм повідомлень для довгострокових замовлень.
 
За замовленнями може бути сформований баланс, що фіксує відхилення поставок від замовлень та характеризує якість роботи постачальника.
 
Додаткове застосування механізму зв'язування документів дозволяє створити ланцюжок взаємопов'язаних документів для оперативного відстеження поточного стану замовлень, недопостачання та взаєморозрахунків за ними.
Нажмите «enter» для поиска
Нажмите «enter» для поиска